Правила, които трябва да спазваме за служебната поща

Все по-често се налага да комуникирате, използвайки служебна или лична поща. В общуването с приятели и близки сте свикнали да ползвате по-свободен език, който в професионален план няма приложение. Както всичко останало, така и в бизнеса си има етикет, който трябва да се спазва, особено този в комуникацията.

Свързани статии

Разходка до Виена

Забавно или опасно е пътуването на стоп?

Как социалните мрежи ни помагат в усвояването на информацията

Служебната поща е среща, в която хората не общуват лице в лице, а в писмена форма, но се запазва директния контакт. Чрез нея вие създавате нови познанства и евентуални партньорства. Уреждате или проваляте сделки.  За да я използвате възможно най-ефективно има няколко основни правила в така наречения нетикет, които е добре да спазвате.

Когато трябва да отговорите на няколко човека по един и същи въпрос не изпращайте един отговор до всички. Ако пощата ви позволява да го направите така, че получателят да не вижда освен неговия адрес и още 20 адреса на получатели, може да си го позволите. В повечето случаи  сме свикнали да отговаряме или да пишем имейл към колегите от фирмата. За партньори и друга външна коренспонденция това не е препоръчително.

Бъдете внимателни с използването на емотикони, вместо тях поставете така наречения подпис, който трябва да се появява винаги щом изпращате имейл. Колкото и да ви се иска да поставите усмихнато човече или акроними като „ LOL,  BTW“ и други, те са недопустими в професионалната коренспонденция. Ако ги използвате, ще изглеждате глупаво. 

Внимавайте с граматиката и правописа. Винаги препрочитайте по няколко пъти писмата, които изпращате. Когато не сте сигурни за правописа на някоя дума, може да я проверите в речника или в интернет. Избягвайте съкращенията. Мързеливото писане винаги си личи и ще ви изиграе лоша шега.

Когато получите имейл и трябва да отговорите, създайте ново писмо. Много често се допуска грешката да се натисне директно бутонът „отговор“. Отговорът се изпраща, получателят отваря писмото, вижда най-напред вашите думи, а под тях това, което той ви е пратил. Дразнещо е и прави лошо впечатление, също така е признак за непрофесионализъм.

Когато пишете писмо или отговаряте, но не сте си създали подпис (той се състои от вашето име и фамилия, телефон и адрес за връзка и организацията, в която работите) винаги завършвайте с думите „Поздрави“, „Успешен ден“, „Успешна седмица“ добавяйки името и фамилията си под тях.

Когато сте натоварени, често не ви остава време, да проверите служебната поща, а какво остава за отговорите. Винаги отделяйте няколко минути, в които да отговорите, дори отговорът да бъде кратък и ясен като „Не“.

Когато се налага да пратите текстов документ следете за това в какъв формат го пращате. Ако вашият офис пакет може да го отвори, други програми могат да показват съобщението ви като йероглифи. Същото важи и за размера на снимките, които изпращате.

Винаги спазвайте добрия тон, дори, ако от отсрещната страна са ви нагрубили. Не забравяйте, че вашите имейли са вид документ, който може да бъде използван срещу вас.