Най-честите грешки, когато изпращаме имейл и как да ги поправим

Когато говорим за офис драми и катастрофи, изпращането на нелеп и грешен имейл до шефа е сред най-тежките и фрапиращи грешки. Погрешният имейл се нарежда сред най-честите и неприятни грешки в офис комуникацията. Някои по-тежки имейли дори могат да доведат до сериозни конфликти на работното място или търсене на нова работа (принудително).

Е, ако ви успокоява, не сте единствените, които са изпращали неудобни писма до началниците си или колегите, затова ще разгледаме кои са най-често срещаните грешки в имейл общуването и как да ги коригираме, доколкото е възможно, разбира се.

Изпращане на имейл до грешен получател

Определено това е най-често срещаната грешка, която едва ли има човек да не я е правил поне веднъж. Разбира се, най-важно в случая е съдържанието на въпросния имейл, което може да варира от леко неудобно до финализиращо трудовия ви договор.

Ако ви се е случило обаче и усещате как паниката ви завладява, колкото и да ви е трудно, успокойте се. Обмислете внимателно ситуацията и дали писмото, което сте изпратили е малко неудобно, но не много засрамващо или е сериозно притеснително. Първата ви реакция най-вероятно е да отидете да се извините на получателя/получателите, но не бързайте. Хората непрекъснато губят имейли, както и невинаги ги отварят веднага, щом ги получат. Затова, успокойте се и изчакайте да видите дали ще има реакция от колегите ви.

Ако сте изпратили неудобния имейл до шефа си, в такъв случай е необходимо да отидете и лично да му се извините. Изяснете случая и обяснете, че не сте искали писмото да се изпраща до него/нея, както и че ще бъдете по-внимателни в бъдеще. Ако вашият ръководител приеме извинението ви, продължете напред и не се самобичувайте прекалено много за грешката.

>> Какви сте в работата според зодията и как да сте по-успешни <<

Не слагате ясна тема на имейла

Ако често ви се случва да изпращате неангажиращи имейли до ваши близки колеги, навикът може да ви увлече и да започнете да изпращате имейли с неясна тема и по важни фирмени въпроси. Ако тази ситуация ви е позната, постарайте се да бъдете конкретни във формулирането на темата на писмото, тъй като този детайл показва професионализъм и адекватност.

>> 7 неща, за които да не се страхувате да преговаряте на работа <<

Изпращане на имейли с неформален тон

В някои фирми офис комуникацията е по-лежерна и по-неформална, докато в други тонът на общуване е по-строг и официален. Ако скоро сте започнали работа внимавайте какъв тон избирате за имейл комуникацията и следете начина, по който пишат колеги и ръководители. Придържайте се към техния начин на общуване, за да не сгрешите с прекалено фамилиарничене, което да ви злепостави.

>> Да си интроверт в офиса е прекрасно! Вижте защо <<

Използвате личния си имейл адрес

Ако разполагате със служебен имейл, използвайте само него в офис комуникацията си. Когато изпращате често имейли до колеги или хора извън компанията, не бихте искали да им пишете от имейл с име като sladkokote87 или нещо подобно, нали?

Не слагате подпис в имейла си

Това е важен детайл, който не бива да изпускате, макар и да бързате. Ако подписът ви не е настроен да излиза автоматично в имейла, постарайте се да го добавяте при всеки важен имейл, като е задължително да фигурират лично име и фамилия, позиция в компанията, телефон за контакт и ако е възможно, лого на фирмата. Този детайл е определящ при формирането на мнение за вас като професионалист, особено ако не се познавате добре с човека, с когото общувате по имейл.

>> Начини да се справим със злобен колега <<

Увличате се в употребата на удивителен знак

Това е също много често срещана грешка и за жалост, жените сякаш я правят повече от господата. Притеснени да не би имейлът им да звучи твърде сухо и прекалено строго, понякога дамите се увличаме да използваме повече удивителни знаци. Но пък употребата на твърде много удивителни може да постигне обратен ефект и да подразни отсрещната страна, затова мислете внимателно преди да сложите подобен знак.

>> 11 неща, които колегите ви искат тайно да ви кажат <<

Не четете имейла за проверка

Преди да натиснете бутона „Изпрати“, прочетете внимателно имейла си. Убедете се, че не сте направили грешки от бързане, дали няма двусмислени фрази, а също така проверете до кого ще изпратите писмото си, дали няма в бързината да натиснете "Reply all" например.